La AEAT multará a partir de enero por cualquier ‘software’ desactualizado y capaz de facturar.
Hacienda avisa a miles de pymes y autónomos: mantener instalado un antiguo programa de facturación capaz de emitir facturas podrá acarrear multas de hasta 50.000 euros por ejercicio a partir de la entrada en vigor del nuevo reglamento Verifactu.
Los bares, restaurantes, comercios y otros pequeños negocios que todavía utilizan antiguos programas de facturación tendrán que revisar cómo realizan la transición al nuevo reglamento que exigirá Hacienda a las sociedades a partir de enero de 2027.
Como ya avanzó este diario, para cumplir con la ley no bastará con instalar un sotfware adaptado al Reglamento de Sistemas Informáticos de Facturación (RRSIF o reglamento Verifactu). En muchos casos también será necesario inutilizar correctamente el programa anterior si éste conserva capacidad para seguir emitiendo facturas.
Así lo aclaró recientemente la propia Agencia Tributaria en una respuesta publicada en su portal de información sobre el reglamento Verifactu. Según explica la AEAT, la mera conservación de un antiguo programa para consultar facturas históricas no supone una infracción. Sin embargo, mantener instalado un software no adaptado que todavía pueda utilizarse para facturar sí puede dar lugar a la sanción prevista en el Artículo 201 bis.2 de la Ley General Tributaria.
La diferencia puede parecer pequeña, pero resulta decisiva para miles de pequeños negocios que cambiarán de software durante los próximos meses. Muchos hosteleros, comercios, talleres o despachos profesionales conservarán sus antiguos programas para acceder a datos históricos y, según la Agencia Tributaria, se enfrentarían a sanciones de 50.000 euros si no lo inutilizan correctamente.
Hacienda sancionará desde enero a las pymes por cualquier ‘software’ desactualizado y capaz de facturar
La base legal de estas sanciones se encuentra en el Artículo 201 bis.2 de la Ley General Tributaria, introducido precisamente para garantizar el cumplimiento del nuevo reglamento de programas de facturación.
Este precepto establece una multa fija de 50.000 euros por cada ejercicio para quienes tengan sistemas informáticos de facturación que deban estar certificados y no lo estén, o cuando se hayan alterado los dispositivos certificados.
Hasta ahora existían numerosas dudas sobre qué ocurriría con los programas antiguos que muchas empresas mantienen instalados únicamente para consultar facturas emitidas años atrás. La propia Agencia Tributaria acaba de despejar esa incertidumbre.
La AEAT aclara que el riesgo está en mantener operativo el programa antiguo
Según explica Hacienda, la «tenencia» del programa debe entenderse vinculada a su capacidad para seguir facturando. Es decir, conservar el software únicamente como archivo histórico no constituye por sí mismo una infracción si el sistema ya no puede emitir nuevas facturas.
Sin embargo, la situación cambia completamente cuando el programa sigue siendo operativo. La Agencia Tributaria advierte expresamente de que, si después del 1 de enero de 2027 (o del 1 de julio de 2027 para los autónomos persona física) se detecta un programa antiguo no adaptado que todavía pueda emitir facturas, su mera tenencia podrá constituir la infracción prevista en el Artículo 201 bis.2 de la Ley General Tributaria, siempre previa valoración de la conducta y responsabilidad del obligado tributario.
Es decir, Hacienda no tendrá que demostrar que el negocio haya emitido realmente facturas con ese software. Bastará con comprobar que el programa sigue teniendo capacidad de hacerlo.
Precisamente por ello, la recomendación de la propia Agencia Tributaria es evitar conservar instalado cualquier software antiguo con funcionalidad de facturación.
¿Cómo pueden evitar las pymes esta sanción al cambiar de programa de facturación?
La aclaración de Hacienda y de distintos expertos consultados es especialmente útil para sectores como la hostelería, el comercio minorista o los pequeños servicios profesionales, donde es habitual trabajar desde hace años con programas TPV o aplicaciones de facturación instaladas localmente.
Muchos de estos negocios necesitarán conservar las facturas históricas por motivos fiscales, contables o de garantía documental. Sin embargo, la Agencia Tributaria recuerda que eso no obliga necesariamente a mantener instalado el antiguo programa.
De hecho, señala que la mayoría de los programas de facturación permiten exportar todos los registros y facturas generados, de forma que puedan conservarse sin necesidad de seguir utilizando el software antiguo. Según la propia AEAT, ésta constituye la opción «más aconsejable» para evitar cualquier riesgo de incumplimiento.
Exportar el histórico o actualizar el ‘software’ son las opciones más seguras
Cuando resulte imprescindible conservar el programa, Hacienda explica que también podría mantenerse siempre que deje definitivamente de ser un sistema de facturación. Para ello existen distintas posibilidades.
La primera consiste en desinstalar completamente la funcionalidad de emisión de facturas, de forma que el programa únicamente sirva para consultar información histórica.
Otra alternativa sería modificar el propio software para impedir técnicamente la emisión de nuevas facturas a partir de una determinada fecha. En ese momento dejaría de considerarse un Sistema Informático de Facturación a efectos del reglamento.
Además, la Agencia Tributaria recomienda consultar con el fabricante del programa antiguo si dispone ya de una versión adaptada al Reglamento Verifactu. En muchos casos bastará con actualizar el software existente, evitando tener que migrar toda la información a otro proveedor.
Cuando esa actualización no sea posible, Hacienda aconseja valorar la contratación de un nuevo programa certificado o, para los pequeños negocios cuyas necesidades sean más sencillas, utilizar la aplicación gratuita de facturación que pondrá a disposición la propia Agencia Tributaria.
Todo ello cobra especial importancia teniendo en cuenta el calendario previsto para la entrada en vigor de la nueva obligación. Los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades deberán utilizar programas adaptados desde el 1 de enero de 2027, mientras que los autónomos que tributan por IRPF dispondrán de plazo hasta el 1 de julio de 2027.
Nuevos requisitos que deberán cumplir los programas de facturación de las pymes para ser legales
La obligación de retirar los antiguos programas con capacidad de facturar forma parte de un cambio mucho más amplio impulsado por Hacienda para combatir el fraude fiscal mediante el nuevo Reglamento de Sistemas Informáticos de Facturación (RRSIF), aprobado por el Real Decreto 1007/2023.
A partir de su entrada en vigor, las pymes y los autónomos que utilicen programas de facturación deberán hacerlo exclusivamente con sistemas adaptados a los nuevos requisitos técnicos exigidos por la Agencia Tributaria.
Entre las principales obligaciones destaca la inalterabilidad de los registros de facturación. Es decir, una vez emitida una factura, el programa no podrá permitir su modificación o eliminación sin dejar rastro. Si fuera necesario corregir cualquier dato, deberá hacerse mediante la emisión de una factura rectificativa, manteniendo siempre la trazabilidad de todas las operaciones.
Además, los nuevos programas deberán generar un registro de cada factura con un identificador único, incorporar mecanismos de encadenamiento mediante huellas o hash, que impidan alterar el orden de los registros y conservar toda la información de forma íntegra y accesible para la Administración Tributaria.
Otra de las novedades será la incorporación obligatoria de un código QR en las facturas y de una leyenda identificativa cuando el contribuyente utilice la modalidad Verifactu, lo que permitirá verificar la autenticidad de los documentos y facilitar el control tributario. Asimismo, los programas deberán estar preparados para remitir automáticamente los registros a la Agencia Tributaria cuando el empresario opte por este sistema voluntario.
Fuente: autonomosyemprendedor.es
